ご利用の流れ

空き日のご確認（随時）

ご予約前に空き状況を電話、FAX、e-mailにてお問い合わせください。
【お問い合わせ先】
ポートメッセなごや 管理事務所
TEL：052-398-1771　FAX：052-398-1785
e-mail：unnei@portmesse.jp
受付時間：午前9時～午後5時

お申込み受付開始区分

受付は施設･期間･催事内容によって以下のように分かれます。

展示施設（第1展示館／第2展示館／第3展示館）

第1展示館全ホール又は、複数の展示館を同時に使用する場合であって、3日以上使用するとき 2年前の日の属する月の初日
その他の場合 18か月前の日の属する月の初日

屋外展示場・イベントスペース

展示館または集会施設、ホールA、Bと一体使用する場合 各施設の区分の申請日
その他の場合 2か月前の属する月の初日

特別室

第1展示館と一体使用する場合 展示館の各区分の申請日
その他の場合 2か月前の属する月の初日

集会施設等（ホール・会議室他）

展示館と一体使用する場合 展示館の各区分の申請日
その他の場合 12か月前の日の属する月の初日

利用時間区分

展示施設

全日 午前 午後
0:00~24:00 0:00~12:00 12:00~24:00

集会施設等

1日 午前 午後 夜間 午前・午後 午後・夜間 延長
9:00~21:30 9:00~12:00 13:00~16:30 17:30~21:30 9:00~16:30 13:00~21:30 1時間単位
※仮押さえも上記の期間に準じて行います。
※使用直前のお申込みはお断りする場合がありますので、お早めにご手配ください。
※使用期間とは、準備・撤去（清掃を含む現状復旧）を含むものとします。
※お申込み決定のご連絡を受け次第申込書を発送いたします。

申込み方法

  • 空き状況を確認後、申込書を管理事務所へご提出ください。（FAXまたは、メール等でもお申込みいただけます。）
  • 申込書は、展示施設用、コンベンションセンター用、集会施設用、その他の4種類に分かれていますので、所定の様式で申込み手続を行ってください。
  • 臨時レストラン・屋内共有部分につきましては、「行政財産使用許可申請書」の手続きが必要です。
  • 初めてのご利用には、法人・団体概要や催事の企画書等のご提出が必要となります。

使用申込み受付書・必要書類

  • 使用が承認された場合、承認後2週間以内に「使用申込み受付書」および「請求書」をお送りします。
  • 必要書類として、「ご利用案内」などお送りします。

利用料金のお支払い（前納分）

  • 利用料金には、使用前にお支払いいただく「前納分」と、使用後にご精算していただく「後納分」があります。
    ①展示施設（展示館）
    申込み時にその10%相当額をお支払いいただきます。使用日の3か月前までにその残額をお支払いいただきます。ただし、申込みが使用日から3か月以内である場合は、申込み時に全額をお支払いいただきます。
    ②コンベンションセンター、集会施設、その他（各ホール、会議室、サービスセンター、多目的室、屋外展示場、その他）
    使用日の1か月前までにその全額をお支払いいただきます。
  • 振込み手数料は、使用者のご負担となりますのでご注意願います。
  • ご入金確認ができない場合は施設をご利用いただけませんので、必ず支払い期日までにお支払いください。

    • 使用許可書

    使用が承認されて、利用料金の支払いが確認されたのち、使用許可書をお送りします。

    使用の不許可

    次の事項のいずれかに該当する場合は、使用の許可は出来ません。

    1. 使用許可条件に違反する恐れのあると認められるとき。
    2. 暴力団員又は暴力団関係者、その他反社会的勢力に準ずるものと認められるとき、または、それらのものと関係を有すると認められるとき。
    3. 開催される催事に、暴力団、暴力団関係者、その他反社会的勢力が出展、共催、協賛、後援等で関与していると認められるとき。
    4. その他、使用が不適当と認められるとき。
    ※上記2及び3の判断をするに当たっては、暴力団員であるかどうか等について、愛知県警察本部長の意見を聴くことがあります。

    使用の取消・変更

    • 使用許可後は使用施設の取消し、使用日・使用時間の変更は原則として出来ません。
    • 既納の使用料金は返金できません。ただし、やむを得ず使用を取消す場合には、取消しの手続き申請を行い、承認が必要となります。
    • 利用料金の還付
      ①使用者の責めに帰することができない理由により施設の使用ができなくなったとき。
      → 利用料金の全額
      ②使用日の前3月までに申し出て、認められたとき。
      → 利用料金の90%の額
      ③使用日の前1月までに申し出て、認められたとき
      → 利用料金の50%の額

    事前打合せ（1か月前）

    • 直前になってからの打合せでは、駐車場の手配やレイアウト修正等調整が間に合わないこともありますので、お早めに催事の内容がわかる計画書をご提示のうえ、ご相談ください。
    • 関係省庁への届出・申請をスムーズに行うために、事前に催物関連届出書類とレイアウトの案をご提示のうえ、ご相談ください。
    • 使用施設の下見が必要な場合は、必ず事前に管理事務所までご連絡ください。下見をご希望される施設が使用中の場合は下見することが出来ません。
    • 備品等の貸出しサービスもございますので、お問い合わせください。備品の種類、数量やサービス内容には限りがありますので、ご了承ください。

    最終打合せおよび関係省庁等への届出書類の提出（2週間前）

    • 使用計画書については具体的な使用方法・内容をお聞きしながら打合せを行います。打合せにあたり、「催物関係届出用紙綴」の催事の打合せ事項チェックリストをご確認ください。
    • 展示施設及びホール（展示での使用の場合）ご使用の方は「催物関係届出用紙綴」（ホームページからダウンロード可。）が必要です。
    • ご提出いただく書類には原本以外に1〜2部写しを要するものがありますのでご注意願います。
    • 催事の計画にあたっては当施設の指導事項を守ってください。
    • 届出書類は、管理事務所の確認を経て、関係省庁へ提出してください。
    • 届出の写しを催事開催日までに管理事務所に提出してください。
    • 消防署の許可無く、裸火の使用・危険物品の持込みはできません。

    ご使用の当日

    • 催事ご使用初日
      1. 使用開始日初日に来場された方は管理事務所（夜間は防災センター・警備室）までお越しください。
      2. 貸出備品のご注文、空調の運転時間の変更依頼等は管理事務所までご連絡ください。（受付時間：午前9時～午後5時）
      3. 備品の設営･撤去等は主催者側で行ってください。
    • 催事ご使用最終日（現状復旧）
      1. 開催にあたって生じたゴミの処理、床面復旧、その他後片付けが完了しているか点検を行います。終了時間によっては、修了確認が翌日になる場合もありますので、ご了承ください。
      2. 原状復旧が不十分な場合、やり直しをお願いすることがあります。
      3. 貸出備品の返却は、管理事務所または防災センターの指示に従ってください。返却後に貸出数等を確認します。

    ご精算（後納分）

    • 使用終了後、｢後納分｣の請求書をお送りしますので、振込期限内に銀行振込でお願いいたします。
    • 後納請求の内容は使用期間中の光熱水費、貸出備品使用料となります。
      ※振込手数料は、使用者のご負担となりますのでご注意願います。
    • 施設・備品に破損、汚損があった場合は弁償請求いたします。